7. Gestión de los Costos del Proyecto

7. Gestión de los Costos del Proyecto

Según la 5ª Edición del PMBOK®, la Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el Proyecto dentro del presupuesto aprobado. Debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtención de los costos, ya que los diversos interesados medirán los costos del Proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes.

Plan de Gestión de costos

El trabajo necesario para llevar a cabo los tres procesos de la Gestión de los Costos, debe estar precedido de un esfuerzo de planificación por parte del equipo del Proyecto, que forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. De él obtendremos, entre otros, el Plan de Gestión de Costos, que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los cotos del Proyecto. Entre otros, puede establecer lo siguiente:

•  Nivel de exactitud de las estimaciones del costo de las actividades.
• Unidades de medida utilizadas en las mediciones.
• Relación de las cuentas de control (CA) con la EDT. Es decir, a cada cuenta de control (CA) se le asigna un código vinculado con el sistema de contabilidad de la organización.
• Umbrales de control. Porcentaje de variación o desviación permitida antes de actuar,  con respecto a la línea base de costos del Plan para la dirección del Proyecto.
• Reglas para medir el desempeño. Gestión del valor ganado: Earned Value Managemente (EVM).
• Formato de informes.
• Descripción de los procesos.

Procesos de la Gestión de Costos

• Planificar la Gestión de los Costos: La Gestión de los Costes del Proyecto debe considerar las necesidades de los interesados, ya que diferentes interesados medirán los Costes de diferentes formas y en diferentes momentos. Este proceso establece las políticas, procedimientos y documentación necesaria para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los Costes.
• Estimar los Costos: Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
• Desarrollar el Presupuesto: Consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
• Controlar los Costos: Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Tipos de costos

• Costos variables. Costos dependientes del volumen de producción. Por ejemplo los materiales a utilizar. Cuantas más plantas tenga el edificio que vamos a construir, más hormigón necesitaremos.
• Costos fijos. Costos que no varían con el volumen de producción. Por ejemplo los alquileres. Independientemente del número de plantas que tenga el edificio que vamos a construir, el alquiler que se paga por las casetas de obra se mantendrá fijo.
• Costos directos. Costos repercutibles directamente al Proyecto. Por ejemplo, el coste del hormigón es repercutible en entregables (por ejemplo las zapatas) del Proyecto de construcción del edificio.
• Costos indirectos. Costos necesarios para llevar a cabo el Proyecto, pero que no se pueden repercutir directamente en ninguna actividad. Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
• Costo de oportunidad. Costo de la mejor opción no realizada. Por ejemplo, si tenemos un presupuesto de 10 euros para elegir entre comprar caramelos o chicles, decidamos lo que decidamos, tendremos un coste de la oportunidad. Si decidimos finalmente adquirir caramelos, habremos renunciado a los chicles y viceversa. Se basa en el principio de la rentabilidad esperada, y parte de que los agentes económicos racionales basan sus decisiones en base al coste o privación de recursos para conseguir la mayor rentabilidad.
• Costos hundidos o enterrados. Costo en el que ya se ha incurrido, independientemente de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante para la toma de decisiones. Que se debe suprimir en el análisis y la evaluación del Proyecto. Por ejemplo, la realización de un estudio de viabilidad de un Proyecto. Se debe realizar para evaluar si el Proyecto es viable. Tendrá un coste, pero éste no influye en el análisis de rentabilidad del Proyecto.

Otros conceptos relacionados

• Capital de trabajo. Recursos que requiere el Proyecto para atender las operaciones de producción y comercialización de bienes o servicios. Contempla el monto de dinero que se precisa para dar inicio al Proyecto. En otras palabras es el capital adicional con el que se debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, lo que quiere decir,  financiar el Proyecto antes de percibir ingresos.
• Depreciación contable. Mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable.
• Depreciación Lineal. Supone que la depreciación varía linealmente, es decir, que la depreciación es una función lineal de la edad y su representación gráfica es, por lo tanto, una recta. Se deprecia la misma cantidad todos los años.
• Depreciación Acelerada. Supone mayores valores de depreciación en los primeros años de uso del bien.
• Depreciación económica. Variación o pérdida del valor real de sufren los bienes del inmovilizado.
• Ley de rendimientos decrecientes. El aumento en el uso de recursos, aumenta la producción de forma creciente.

Gladys Gbegnedji Castaño PMP®

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