Habilidades de Comunicación
¿Sabías que las habilidades de comunicación son las habilidades directivas más usadas? ¿Sabías que alrededor del 80% del tiempo invertido en gestión de proyectos se dedica a comunicar?
Las habilidades directivas relacionadas con las comunicaciones en la gestión de proyectos, procuran asegurar que los diferentes interesados reciban la información que les corresponda en el momento adecuado, de acuerdo con un un Plan de Gestión de las Comunicaciones e incluyen el arte de gestionar los requisitos de los actores interesados en la empresa.
Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa, adecuada para que el receptor pueda recibirla correctamente, así como de asegurarse que ha sido entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información se haya recibido en su totalidad y de confirmar que se haya entendido correctamente. En los procesos de comunicación hay que considerar muchas formas y características:
- Escrita y/o oral.
- Interna (dentro del equipo de Proyecto) y externa (el cliente, los interesados, los medios de Comunicación, el público, etc.).
- Formal (informes, instrucciones, etc.) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc, etc.).
- Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la organización) y horizontal (entre colegas).
El director de proyecto debe procurar que todos los miembros del equipo de dirección del proyecto mejoren sus capacidades y habilidades de comunicación. También es conveniente entrenarlos en la mejora de su estilo de comunicación.
Tipología de la Comunicación manager-colaborador
A. Establecimiento de objetivos. Deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:
- Fijar objetivos y normas de rendimiento exigentes y difíciles para los interesados
- Asignar tareas o programas, cerciorarse de que se explican y comprenden con claridad y de manera completa. Definir de manera concreta las normas de excelencia exigidas, evitando normas confusas o conflictivas.
- Aclarar por completo las dificultades y sus causas para que los interesados puedan corregirlas.
B. Comunicar y comprometer con la política de la empresa. Hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Para definir la finalidad global de su unidad de trabajo, hay que buscar información sobre los objetivos de los departamentos, las divisiones y la empresa. También deben tenerse en cuenta las siguientes fuentes.
- Pedir a los interesados opiniones sobre el objetivo de la unidad de trabajo
- Redactar una declaración de finalidad que defina lo que hace la unidad y que el personal se sienta motivado por la dirección de la unidad. Deben considerarse los siguientes puntos:
- Comunicar a los interesados el Alcance del Proyecto. Convocar una reunión (o varias con menos interesados) para comunicar y debatir el Alcance del Proyecto. Reflexionar sobre los objetivos de la reunión y la forma de llevarla a cabo:
La Comunicación Eficaz
Para lograr nuestro objetivo de conseguir una buena Comunicación como Jefes de Proyectos, debemos tener en cuenta una serie de factores. Para que el mensaje que queremos transmitir sea eficaz, este debe cumplir una serie de requisitos imprescindibles:
- Claridad: los mensajes deben ser claros, fácilmente decodificados e inequívocos.
- Precisión: la información transmitida en el mensaje debe ser precisa y completa.
- Objetividad: la información transmitida por el Emisor debe ser veraz, auténtica, lo más imparcial posible, es decir, objetiva.
- Oportuno: el mensaje debe transmitirse en el momento preciso, es decir, aquel en el cual surge el efecto adecuado para el fin que se desea conseguir.
- Interesante: el mensaje ha de ser atractivo para el Receptor consiguiendo de esta manera una mayor motivación e implicación del mismo.
La Escucha Activa
Principales métodos de Escucha Activa
- Observar nuestro Interlocutor:
- Observando atentamente al Interlocutor conseguiremos identificar el contenido de sus expresiones verbales y no verbales.
- Conseguiremos identificar cuáles son sus sentimientos en ese momento.
- Alcanzar un nivel de Empatía adecuado, es decir ponerse en su piel para comprender mejor su situación y sus emociones. Es decir, transmitirle que lo entendemos.
- Utilizar el Lenguaje no verbal:
- Adoptar una postura corporal activa
- Mantener un buen contacto visual
- Mostrar atención
- Gestos de confirmación: asentir con la cabeza demostrando atención, etc.
- Usar un tono de voz adecuado
- Uso Efectivo de Palabras:
- Usar mensajes verbales de confirmación: «entiendo…» «ya veo…» «ajá…»
- Demostrar que se ha entendido lo que comunica el interlocutor parafraseando alguna de las frases que ha pronunciado: «si no he entendido mal, has dicho que…»
- Evitar Interrumpir a la persona que está hablando
- Tratar de no emitir juicios
- No ofrecer ayuda prematuramente. Debemos dejar que la persona se exprese sin interrupciones. Cuando llegue el momento podremos ofrecerle nuestras soluciones si lo consideramos oportuno
- Nunca rechazar los sentimientos de la otra persona. Rechazar los sentimientos de otra persona ayuda a no escuchar a la otra persona