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4.6. Cerrar el Proyecto o Fase

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Cerrar el proyecto o fase PMBOK

4.6. Cerrar el Proyecto o Fase

El proceso 4.6. Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El director del proyecto revisará toda la información anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.

 

Cerrar el proyecto PMBOK

 

Los procedimientos para establecer las interacciones necesarias y realizar las actividades de cierre son:

  • Procedimiento de Cierre Contractual. Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para cerrar cualquier acuerdo contractual establecido en el Proyecto, además de definir las actividades de respaldo del cierre formal del Proyecto. Este procedimiento implica tanto la verificación del producto (que todo el trabajo se haya completado de forma correcta y satisfactoria) como el cierre legal (la actualización de registros de contrato para reflejar los resultados finales y archivo de esa información para su uso futuro). En los términos y condiciones de cada contrato deben establecerse especificaciones para el cierre del mismo, que deben formar parte de este procedimiento. La finalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre del contrato que podría suponer, por ejemplo, la incapacidad para entregar el producto, una desviación de presupuesto o la falta de los recursos requeridos.
  • Procedimiento de Cierre Administrativo. Donde se describe en detalle todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades del equipo del Proyecto. Así como de otros actores involucrados. Ejecutar el proceso de cierre administrativo incluye también las actividades necesarias para recopilar los registros del Proyecto. Además de analizar su éxito o fracaso, compilar lecciones aprendidas y archivar toda la información del Proyecto. Para su posible uso futuro por parte de la organización.

Esta fase también se denomina cierre administrativo o interno, e incluye como mínimo, estas actividades:

Reporte final del Proyecto

  • Resumen de presupuesto final, con balance de recursos gastados y beneficios obtenidos.
  • Cronograma final, con balance de desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado
  • Directorio de participantes en el Proyecto (proveedores, subcontratistas, equipo, etc.)
  • Histórico del Proyecto. Archivo de toda la documentación generada

Desafectación del Equipo

  • Evaluación final de los integrantes y del equipo
  • Entrega de trabajos antes de la salida del equipo
  • Actualización de las calificaciones de los miembros del equipo

Lecciones aprendidas

  • Qué se ha aprendido, qué se ha hecho bien y qué se ha hecho mal

 

GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
PROJECT MANAGER PMP®

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