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9.4. Dirigir el Equipo del Proyecto

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9.4. Dirigir el Equipo del Proyecto

Dirigir el Equipo del Proyecto implica hacer un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, recoger de ellos información de retroalimentación, resolver incidencias, polémicas y coordinar los cambios necesarios para mejorar el rendimiento. El equipo de dirección del proyecto debe observar el comportamiento del equipo. Así como gestionar cualquier conflicto que se presente y evaluar el rendimiento.

Como consecuencia de este proceso, se debe actualizar el Plan de Gestión del Personal, se crean solicitudes de cambio y se consiguen entradas para las evaluaciones del personal de la organización. También, se recogen las lecciones aprendidas, relacionadas con la Gestión de lo Recursos Humanos. Dirigir el equipo del proyecto puede ser más complicada cuando los miembros del equipo están subordinados tanto a un gerente funcional. Como puede ser el Director del Proyecto, tal y como sucede en las organizaciones matriciales. Una gestión efectiva de esta doble línea de mando e información es un factor crítico para el éxito del proyecto y generalmente, suele caer dentro de la responsabilidad del PM.

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Entradas

  • Asignaciones del Personal del Proyecto. Proporcionan una lista de las contribuciones esperadas por parte de cada uno de los miembros del equipo del Proyecto, que debe ser utilizada como referencia de la evaluación que se hace en este proceso.
  • Plan para la Dirección del Proyecto. Plan de recursos humanos.
  • Evaluaciones de Desempeño del Equipo. El equipo de Dirección realiza una constante evaluación, formal o informal, del rendimiento del equipo del Proyecto. Sirve para llevar a cabo acciones que resuelvan incidencias y polémicas, tratar los conflictos y mejorar la comunicación e interacción del equipo.
  • Registro de Incidentes. Los incidentes surgen durante el proceso de Dirigir el equipo del Proyecto. Se puede utilizar un registro de incidentes para documentar y monitorear quién es el responsable de la resolución de los incidentes específicos antes de una fecha límite.
  • Informes de Desempeño del Trabajo. Documentan el rendimiento en comparación con el Plan de Gestión del Proyecto. Algunos ejemplos de áreas de rendimiento que pueden ayudar en la Dirección del Equipo del Proyecto incluyen los resultados del control del cronograma, de los costes, de la calidad, del alcance y de la adquisición. Los informes de rendimiento y las proyecciones relacionadas en el mismo ayudan a determinar los requisitos futuros respecto a los Recursos Humanos y permiten actualizar el Plan de Recursos Humanos y el Plan de Gestión de Personal.
  • Activos de los Procesos de la Organización. Por ejemplo, certificados de reconocimiento, boletines informativos, estructuras de bonificaciones, código de vestimenta, etc.

 

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Herramientas y técnicas

  • Observación y Conversación. La observación de la realidad y las conversaciones con los miembros del equipo se usan para mantenerse informados sobre sus actitudes respecto al trabajo. El equipo de Dirección del Proyecto supervisa indicadores tales como por ejemplo, el avance en el cumplimiento de los entregables, los logros técnicos que son motivo de orgullo del equipo y las polémicas interpersonales resueltas.
  • Evaluaciones de Desempeño del Proyecto. Especificar roles y responsabilidades, proporcionar una retroalimentación constructiva a los miembros del equipo, descubrir problemas desconocidos o no resueltos, desarrollar planes de capacitación individuales y establecer objetivos específicos para periodos futuros.
  • Gestión de conflictos. Es una de las cualidades más importantes que debe poseer el Director de Proyecto. Ya que los conflictos en el ambiente de un proyecto, suelen ser inevitables. Las causas más comunes de conflictos suelen ser la escasez de recursos, las prioridades del cronograma y los estilos personales de trabajo. El conflicto debe abordarse lo antes posible, y a ser posible en privado, mediante un enfoque directo y constructivo. Pasos para resolver conflictos:
  1. Definir el núcleo del problema: identificar y describir el verdadero problema, no lo que es aparente
  2. Analizar el problema: Identificar causas raíces del problema
  3. Identificar soluciones: Generar y analizar varias soluciones alternativas
  4. Escoger una solución: Elegir la solución que se considere más idónea y adecuada
  5. Implementar la solución escogida: Planificar, ejecutar y supervisar la aplicación de la solución.
  6. Revisar la efectividad de la solución: Comprobar en qué medida la solución ha resuelto el problema
  7. Reflexionar y registrar el aprendizaje adquirido: Elaborar y publicar las lecciones aprendidas.

Técnicas de resolución de conflictos:

  • APARTARSE/ELUDIR: Retirarse del conflicto o posponer el problema.
  • SUAVIZAR/ADAPTARSE: Resaltar puntos de acuerdo, ceder en la postura propia frente a las necesidades de otros para mantener la armonía y las relaciones.
  • CONSENSUAR/CONCILIAR: Cada parte cede en algo. Buscar soluciones que aporten cierto grado de satisfacción a todas las partes.
  • FORZAR/DIRIGIR: Imponer una posición sobre otra.
  • COLABORAR/RESOLVER PROBLEMAS: Tratar el conflicto como un problema y buscar el consenso o compromiso.
  • Habilidades Interpersonales

Salidas

  • Solicitudes de Cambio: Las incidencias de personal, ya sean por elección potestativa o provocada por eventos no controlados, pueden afectar al Plan de Dirección del Proyecto. Cuando se prevé que las incidencias relativas al personal vayan a afectarlo. Por ejemplo haciendo que se alargue el cronograma o que se aumente el presupuesto, puede procesarse una solicitud de cambio a través del proceso 4.5 de Control Integrado de Cambios.
  • Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto: Plan para la dirección del Personal.
  • Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa: Por ejemplo, las entradas para las evaluaciones del desempeño de la Organización y las habilidades del personal.
  • Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización: Por ejemplo, la información histórica, las plantillas y los procesos estándar de la Organización.
Gladys Gbegnedji Castaño
Project Manager PMP®

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