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10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

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Planificar las Comunicaciones PMBOK

10.1. Planificar la Gestión de las Comunicaciones

El proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones, permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y así poder determinar cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.

A la hora de planificar las comunicaciones del proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:

Planificar las comunicaciones 1

La planificación de las comunicaciones a menudo está estrechamente vinculada a los tipos de organizaciones propietarias del proyecto (promotora, ejecutante, etc.). Así como, a factores ambientales de cada empresa (entorno interno y externo). Efectivamente, la estructura y cultura de la organización de las empresas propietarias tendrán un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto
  • Registro de interesados
  • Factores Ambientales de la Empresa. Todos los factores
  • Activos de los Procesos de la Organización. Por ejemplo, las lecciones aprendidas y la información histórica.

Herramientas y técnicas

  • Análisis de Requisitos de Comunicaciones. Determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto. El Director del Proyecto debe determinar la cantidad de canales o rutas de comunicación potenciales. Siendo éstas, igual a: n(n-1)/2, donde n es la cantidad de interesados
  • Tecnologías de las Comunicaciones. Determinar qué tipo de tecnología se utilizará para la distribución de la información. Los factores que pueden afectar son:

Gestion de las comunicaciones PMBOK

  • Modelos de Comunicación. La imagen  muestra un modelo de comunicación básica, que representa cómo la información se envía y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor.
    Gestion de las comunicaciones PMBOKComo consecuencia de ruidos en el contexto, una mala codificación, grandes distancias entre los miembros del equipo, hostilidad, lenguajes, culturas, experiencias, niveles de educación, etc., el mensaje original puede sufrir cambios o malas interpretaciones.

Comunicaciones PMBOK

Estos cambios o malas interpretaciones entre emisor y receptor pueden crear grandes inconvenientes durante la gestión del Proyecto. Por lo que es de suma importancia una comunicación efectiva.

  • Métodos de comunicación. Podemos clasificarlos en Comunicación interactiva (intercambio multidireccional), Comunicación de tipo Push (enviada a receptores específicos) y Comunicación de tipo pull (grandes volúmenes de información)
  • Reuniones. Del equipo de Proyecto

Salidas

  • Plan de Gestión de las Comunicaciones. Requisitos de comunicación, idioma, formato, contenido, nivel de detalle, plazo y frecuencia, motivo, responsables, receptores, métodos o tecnologías, diagramas de flujo de la información, restricciones, etc.
  • Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.  Por ejemplo, el cronograma del proyecto, registro de interesados o la estrategia de gestión de los interesados.

 

GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
PROJECT MANAGER PMP®

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