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10.3. Controlar las Comunicaciones

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Controlar las comunicaciones PMBOK

10.3. Controlar las Comunicaciones

Es el proceso que consiste en monitorear y controlar las Comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del Proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados en el Proyecto.

Este proceso puede desencadenar una iteración de los procesos 10.1 Planificar las Comunicaciones del Proyecto y/o 10.2 Gestionar las Comunicaciones. Algunos elementos concretos de Comunicación, tales como incidentes o indicadores clave de desempeño pueden desencadenar una revisión inmediata, mientras que otros no lo harán.

Controlar las comunicaciones PMBOK

Entradas

  • Plan para la Dirección del Proyecto. Describe cómo se ejecutará, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.
  • Comunicaciones del Proyecto. Salida del proceso 10.2 Gestionar las Comunicaciones. Incluye las actividades necesarias para monitorear y actuar sobre la información y las comunicaciones. Aasí como distribuirlas entre los interesados.
  • Registro de polémicas. Salida del proceso 13.3 Gestionar la Participación de los Interesados. Se utiliza para documentar y monitorear la resolución de incidentes. Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los incidentes. Un registro escrito documenta y ayuda a monitorear quién es responsable de la resolución de incidentes específicos antes de una fecha límite. Durante la resolución de incidentes se abordan los obstáculos que pueden impedir al equipo alcanzar sus objetivos. Esta información es importante para este proceso. Ya que proporciona tanto un repositorio delo que ha sucedido en el proyecto, como una plataforma para la entrega de comunicaciones sucesivas.
  • Datos Sobre el Desempeño del Trabajo. Organizan y resumen la información recopilada, y presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base para la medición del desempeño

Herramientas y técnicas

  • Sistema de Gestión de la Información. La información del proyecto puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de herramientas. Entre las que se incluyen, desde los sistemas manuales de archivo, hasta las bases de datos electrónicas. Pasando por el software de gestión de proyectos y los sistemas digitales. Los cuales, permiten el acceso rápido y compartido a documentación técnica. Tales como planos de ingeniería, especificaciones de diseño, planes de testeo y prueba, etc.
  • Reuniones. Este proceso necesita del debate y diálogo con el equipo del proyecto. Para determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el desempeño del proyecto. Así como de responder a las solicitudes de información por parte de los interesados.

Salidas

  • Información sobre el desempeño del trabajo
  • Solicitudes de Cambio

 

GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
PROJECT MANAGER PMP®

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