6.5. Estimar la Duración de las Actividades

6.5. Estimar la Duración de las Actividades

El proceso de estimar la duración de las actividades del Cronograma utiliza información sobre el alcance del trabajo de la actividad. Así como sobre los tipos de recursos necesarios, las cantidades de recursos estimadas y los calendarios de disponibilidad de recursos. Las entradas para realizar las estimaciones de la duración de las actividades suelen partir de las personas del equipo del Proyecto que estén más familiarizadas con la naturaleza del contenido del trabajo de la actividad.

La estimación de la duración se elabora de forma gradual, y el proceso evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de partida. Por ejemplo, a medida que se desarrollan la ingeniería del producto y el trabajo de diseño, se dispone de datos más detallados y precisos, por lo que mejora la exactitud de las estimaciones de la duración. De esta manera, la estimación de la duración será cada vez más exacta y de mejor calidad conforme se avance en el Proyecto.

Este proceso, es sin duda uno de los que requiere de más esfuerzo y que implica un alto riesgo. Esto es debido a que estimaciones erróneas, seguramente impliquen dedicar más tiempo a la ejecución de las actividades del planificado, lo que conlleva a un retraso en la ejecución.

Debe estimarse la cantidad de esfuerzo de trabajo requerido y la cantidad de recursos para completar la actividad. Lo cual permite determinar la cantidad de periodos de trabajo (duración de la actividad) necesarios para completar la actividad. Se deben documentar todos los datos y supuestos que respaldan el estimado de la duración de la actividad.

Entradas

• Plan de Gestión del Cronograma
• Lista de Actividades con sus atributos
• Recursos Requeridos para la Actividades. Los requisitos de los recursos asignados a las actividades, en cuanto a eficiencia y capacidad, afectarán a la duración. Por ejemplo, la duración de una actividad del Cronograma pensada para dos ingenieros sénior aumenta si sólo es posible asignar uno con experiencia suficiente. A medida que se agregan recursos o se aplican recursos más ó menos especializados a algunas de las actividades, su duración puede disminuir ó aumentar. También afectan la cantidad, disponibilidad y rendimiento de los equipos, herramientas y recursos materiales. Efectivamente, todos estos parámetros podrían afectar significativamente a la estimación de la duración de las actividades.
• Calendario de recursos. La asignación de recursos a una actividad y su disponibilidad, influyen sobre la duración de la misma.
• Enunciado del alcance del proyecto. A la hora de realizar la estimación de la duración de las actividades, deben tenerse en cuenta las restricciones y supuestos contemplados en la declaración del alcance.
• Registro de riesgos. Salida del proceso 11.2 Identificar los Riesgos. El registro de riesgos proporciona una lista de riesgos junto con los resultados del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos.
• Estructura de desglose de recursos (RBS) Resources Breakdown Structure
• Factores ambientales y activos de los procesos de la organización. Como factores ambientales que pueden influir en el proceso podemos considerar las métricas de productividad o bases de datos de estimados de duración. Como activos, información histórica, calendarios del proyecto, metodología de planificación o lecciones aprendidas.

Herramientas y Técnicas

• Juicio de expertos. Miembros del equipo o expertos con experiencia en proyectos similares aportan información sobre el estimado de las duraciones.
• Estimación análoga. Esta herramienta utiliza parámetros de proyectos similares anteriores para hacer la estimación actual. Como por ejempo duraciones, presupuesto, complejidad, etc. Que suele utilizarse cuando existe una cantidad limitada de información. Utiliza información histórica y el juicio de expertos. Generalmente es menos costosa y emplea menos tiempo que otros métodos de estimación. Aunque por el contrario es menos exacta. Se conoce también como Estimación Descendente.
• Estimación paramétrica. Relación estadística entre datos históricos y otras variables para determinar la estimación de parámetros de una actividad. Utiliza valores como rendimientos estadísticos y datos del Proyecto actual. De esta forma se puede determinar cuantitativamente la duración de la actividad. Multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el rendimiento. Este método permite obtener valores más precisos.
• Estimación por tres valores. Este método toma en consideración el grado de incertidumbre y riesgo de la estimación. Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (método PERT). Utiliza tres valores estimados para definir el rango aproximado de duración de una actividad:

* Más probable (b)

* Optimista (a)

* Pesimista (c)

* Esperada (M)

Pablo Lledó, en su libro “Director Profesional de Proyectos”, indica: En la técnica PERT, el tiempo de la actividad se considera como una variable aleatoria según una distribución de probabilidad Beta como se presenta en el gráfico a continuación:Las fórmulas estadísticas detrás de la distribución PERT se resumen en la tabla a continuación:

Ahora bien, ¿para qué sirve la desviación estándar de una actividad? Bajo el supuesto de que esa actividad la podríamos repetir cientos de veces, por las leyes estadísticas de los grandes números, la distribución de esa actividad se aproximará seguramente a una normal estándar. 

Aplicando las leyes estadísticas de la normal estándar obtenemos lo siguiente:

* 68,26% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté comprendida entre la media +/- 1 desviación estándar.
* 95,46% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté comprendida entre la media +/- 2 desviaciones estándar.
*99,73% de probabilidad de que la duración de esa actividad esté comprendida entre la media +/- 3 desviaciones estándares

• Análisis de reserva. La estimación de duraciones debe incluir reservas para contingencias (reservas de tiempo y colchones). Y detallarse éstas en la documentación del cronograma.
• Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
• Análisis de Reserva. Los equipos del proyecto pueden agregar tiempo y esfuerzo adicional a las estimaciones de una actividad del cronograma. Para así protegerse del riesgo de su cumplimiento. Las cuales suelen denominarse reserva de Tiempo para contingencias. Es conveniente documentar dicha reserva separadamente de la duración y/o esfuerzo efectivos de forma que pueda ser estudiada de forma separada.

Salidas

• Estimaciones de Duración de la Actividad. Las estimaciones de la duración de la actividad son valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de períodos laborables que serán necesarios para completar una actividad del cronograma. Las estimaciones de la duración de la actividad incluyen alguna indicación cerca del rango de resultados posibles.
• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto. Por ejemplo, los atributos de las actividades del cronograma se actualizan para incluir las duraciones de cada actividad. Indicando los supuestos y reservas para contingencias empleados en su cálculo.

GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO

PROJECT MANAGER PMP®

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