13.4. Controlar la Participación de los Interesados
Controlar la participación de los interesados es el proceso de seguimiento del proyecto en general, relaciones con los interesados y las estrategias de ajuste de los planes de participación de estos. Su finalidad es supervisar las relaciones generales de los interesados y ajustar las estrategias y planes para involucrarlos. Este proceso es un proceso más de control para evitar incertidumbres y minimizar los riesgos.
La principal ventaja de este proceso es que va a mantener o aumentar la eficiencia y eficacia de las actividades de dicha participación a medida que el proyecto evoluciona y cambia su entorno. Se puede describir el proceso como una secuencia de entradas, herramientas y técnicas y sus consecuentes salidas. Como se puede ver en el siguiente esquema las salidas de este proceso suelen ser informes y actualización de los sistemas de información del proyecto.
Entradas
- Plan para la Dirección del Proyecto. Incluye información sobre el ciclo de vida del proyecto, cómo se llevará a cabo el trabajo y cómo se cumplirán los requisitos de recursos humanos, entre otros.
- Registro de Incidentes. El registro de incidentes se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los actuales.
- Datos sobre el Desempeño del Trabajo
- Documentos del Proyecto. Para controlar la participación de los interesados se pueden utilizar como entradas de apoyo múltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control. Como pueden ser el cronograma del proyecto, el registro de interesados, el registro de incidentes o las comunicaciones del proyecto.
Herramientas y Técnicas
- Sistema de Gestión de la Información. Proporciona una herramienta estándar para que el director del Proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados información. Relativa a los costos, el avance del cronograma y a desempeño del proyecto. También permite consolidar informes provenientes de varios sistemas. También a facilitar la distribución de informes a los Interesados del proyecto.
- Juicio de Expertos. Para asegurar la identificación y el listado exhaustivo de nuevos Interesados. Se puede realizar una revaluación de los Interesados actuales. Se debe procurar el aporte de grupos o personas con capacitación especializada en la materia.
- Reuniones. Las reuniones de revisión del estado se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de la participación de los Interesados.
Salidas
- Información sobre el Desempeño del Trabajo
- Solicitudes de Cambio. El análisis del desempeño del proyecto y de las interacciones con los Interesados a menudo genera solicitudes de cambio.
- Actualizaciones. Al plan para la dirección del proyecto. Los documentos del proyecto o a los activos de los procesos de la organización.