12.3. Controlar las Adquisiciones

12.3. Controlar las Adquisiciones

Administrar o controlar las adquisiciones, es llevado a cabo, tanto por el comprador como por el vendedor con finalidades similares. Cada parte se asegura de que la otra parte cumpla con sus obligaciones contractuales. También que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. Este proceso asegura que el rendimiento del vendedor cumplirá con los requisitos contractuales. Así como, que el comprador actuará conforme a los términos del contrato.

En Proyectos más grandes con varios proveedores de productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos proveedores. Por lo que, la naturaleza legal de la relación contractual, hace imperativo que el equipo de dirección del Proyecto sea muy consciente de la importancia de las implicaciones legales de las acciones llevadas a cabo al administrar un contrato. Por motivos legales, muchas organizaciones tratan la administración del contrato como una función administrativa independiente de la organización del Proyecto. Aunque el administrador del contrato pertenezca al equipo del Proyecto, en general dependerá de un supervisor de un departamento diferente. Normalmente, esto es así cuando la organización ejecutante es también la vendedora del Proyecto a un cliente externo.

Administrar las adquisiciones incluye la aplicación de los procesos de dirección de Proyectos apropiados a las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de estos procesos en la gestión general del Proyecto. Esta integración se produce a menudo a múltiples niveles cuando hay múltiples vendedores y múltiples productos, servicios o resultados involucrados. Los procesos de dirección de Proyectos que se aplican incluyen, entre otros:

• 4.3. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto para autorizar el trabajo del contratista en el momento oportuno.
• 8.3. Realizar Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del contratista.
• 4.5. Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios estén correctamente aprobados y que todas las personas que necesiten conocerlos estén enteradas de esos cambios.
• 11.6. Controlar los Riesgos para asegurar la mitigación de los mismos.

 

Entradas

• Plan para la Dirección del Proyecto. Contiene el plan de gestión de las adquisiciones.
• Documentos de la Adquisición. Registros de apoyo de los procesos de administración de las adquisiciones.
• Acuerdos. O contratos. Incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.
• Solicitudes de Cambio APROBADAS. Pueden incluir modificaciones en los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato, los precios, y la descripción de los productos, servicios o resultados que se suministrarán.
• Informes de Desempeño del Trabajo. Del vendedor, como por ejemplo documentación técnica elaborada por el mismo o informes de rendimiento.
• Datos de Desempeño del Trabajo. Incluyen el grado de cumplimiento de estándares de calidad, los costos incurridos o comprometidos y la identificación de las facturas del vendedor que han sido pagadas. Todos los datos se recogen como parte de la ejecución del Proyecto.

Herramientas y Técnicas

• Sistema de Control de Cambios del Contrato. Define el proceso por el cual el contrato puede ser modificado y está integrado con el sistema de control integrado de cambios.
• Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. Revisión estructurada del progreso realizado por el vendedor, lo que pemrite cumplir con el alcance y la calidad del Proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el contrato como referencia.
• Inspecciones y Auditorias. Pueden realizarse inspecciones y auditorias durante la ejecución del Proyecto para identificar las debilidades en los procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor.
• Informes de Desempeño del Proveedor. Se evalúan en función de los requisitos del acuerdo.
• Sistemas de Pago. Los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas a pagar del comprador, normalmente después de las certificaciones satisfactorias del trabajo por una persona autorizada del equipo de Proyecto.
• Administración de Reclamaciones. Aquellas solicitudes de cambio dónde el comprador y vendedor no pueden llegar a un acuerdo son denominados reclamaciones, disputas o apelaciones. Deben ser documentadas, procesadas, supervisadas y gestionadas durante todo el ciclo de vida de contrato.
• Sistema de Gestión de Registros. Conjunto específico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización. Éstas se consolidan y combinan en un todo, de manera que forman parte del sistema de información de la gestión de Proyectos.

Salidas

• Información de Desempeño del Trabajo. Base para la identificación de los problemas actuales o potenciales, lo que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.
• Solicitudes de Cambio

Gladys Gbegnedji Castaño PMP®

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