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Gestión de las Adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones

“Las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestión de las Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Redactando cuidadosamente los términos y condiciones del cada contrato, y gestionando activamente su ciclo de vida, se pueden evitar o mitigar muchos de los riesgos del Proyecto. Establecer un contrato es un medio para transferir la responsabilidad de gestionar o asumir un posible riesgo.”

Gestión de las adquisiciones del proyectoLa gestión de las adquisiciones del Proyecto (compras, aprovisionamiento, procuraduría, etc.) se realiza a través de procesos de contratación. Un contrato es un acuerdo establecido entre un comprador-cliente y un vendedor-proveedor que está blindado legalmente, es vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a entregar los productos ó servicios especificados y el comprador se obliga a proporcionar una adecuada contraprestación, generalmente de tipo monetario.

Un contrato es además, un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados. Incluye términos y condiciones para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. también puede incluir la propuesta del vendedor u oferta, así como cualquier otra documentación de apoyo.

Es responsabilidad del equipo de dirección del Proyecto ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades específicas del Proyecto, siendo necesaria, en la mayoría de los casos, del apoyo de las áreas jurídicas, de compras y/o contratación de la organización, según las políticas de la misma en materia de Adquisiciones.

La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando desea adquirir productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto. También como vendedor cuando el proyecto es el resultado de un contrato, en ese caso:

  • El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un actor interesado clave en el Proyecto.
  • El equipo de dirección del Proyecto debe ocuparse de todos los trabajos y procesos de dirección del Proyecto que le corresponda.
  • Los términos y condiciones del contrato son claves de muchos de los trabajos. De manera que pueden limitar las opciones del equipo del Proyecto.

Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

  • 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones. Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto. También en especificar las forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Así mismo, identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas por el equipo del Proyecto.
  • 12.2 Efectuar las Adquisiciones. Consiste en obtener respuestas de los vendedores. Seleccionar un vendedor. Y adjudicar un contrato. El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores.
  • 12.3 Controlar las Adquisiciones. Consiste en gestionar las relaciones de Adquisiciones. Supervisar la ejecución del contrato. Efectuar cambios y correcciones al contrato según sea necesario.
  • 12.4 Cerrar las Adquisiciones. Consiste en finalizar cada adquisición para el Proyecto. También brinda apoyo al Proceso 4.6. Cerrar el Proyecto o fase. Implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables son aceptables.
 Gladys Gbegnedji Castaño
Project Manager PMP®

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