Gestión de las Adquisiciones
“Las diferentes actividades implicadas en los procesos de gestión de las Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Redactando cuidadosamente los términos y condiciones del cada contrato, y gestionando activamente su ciclo de vida, se pueden evitar o mitigar muchos de los riesgos del Proyecto. Establecer un contrato es un medio para transferir la responsabilidad de gestionar o asumir un posible riesgo.”
La gestión de las adquisiciones del Proyecto (compras, aprovisionamiento, procuraduría, etc.) se realiza a través de procesos de contratación. Un contrato es un acuerdo establecido entre un comprador-cliente y un vendedor-proveedor que está blindado legalmente, es vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a entregar los productos ó servicios especificados y el comprador se obliga a proporcionar una adecuada contraprestación, generalmente de tipo monetario.
Un contrato es además, un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados. Incluye términos y condiciones para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. también puede incluir la propuesta del vendedor u oferta, así como cualquier otra documentación de apoyo.
Es responsabilidad del equipo de dirección del Proyecto ayudar a adaptar todos los contratos de adquisición a las necesidades específicas del Proyecto, siendo necesaria, en la mayoría de los casos, del apoyo de las áreas jurídicas, de compras y/o contratación de la organización, según las políticas de la misma en materia de Adquisiciones.
La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando desea adquirir productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto. También como vendedor cuando el proyecto es el resultado de un contrato, en ese caso:
- El comprador se transforma en el cliente, y por lo tanto es un actor interesado clave en el Proyecto.
- El equipo de dirección del Proyecto debe ocuparse de todos los trabajos y procesos de dirección del Proyecto que le corresponda.
- Los términos y condiciones del contrato son claves de muchos de los trabajos. De manera que pueden limitar las opciones del equipo del Proyecto.
Procesos de la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
- 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones. Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto. También en especificar las forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Así mismo, identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas por el equipo del Proyecto.
- 12.2 Efectuar las Adquisiciones. Consiste en obtener respuestas de los vendedores. Seleccionar un vendedor. Y adjudicar un contrato. El equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores.
- 12.3 Controlar las Adquisiciones. Consiste en gestionar las relaciones de Adquisiciones. Supervisar la ejecución del contrato. Efectuar cambios y correcciones al contrato según sea necesario.
- 12.4 Cerrar las Adquisiciones. Consiste en finalizar cada adquisición para el Proyecto. También brinda apoyo al Proceso 4.6. Cerrar el Proyecto o fase. Implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables son aceptables.