13.1. Identificar a los Interesados
¿Cuáles son las ventajas de identificar a los interesados en el proyecto? El propósito de este proceso es, además de identificar a todas las personas y organizaciones afectad@s por el proyecto (actores interesados o stakeholders), documentar cualquier información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el éxito del mismo.
Es crítico para el éxito del Proyecto identificar los actores interesados temprano, a comienzos del Proyecto, y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia. Solo entonces puede ser desarrollada una estrategia para acercarse a cada stakeholder y decidir qué nivel de participación debe tener. Se trata de maximizar las influencias positivas y mitigar los potenciales impactos negativos. Cada estrategia debe de ser periódicamente examinada y valorada durante la ejecución de Proyecto para hacer los ajustes correspondientes cuando proceda. La mayoría de los Proyectos suelen tener una gran cantidad de actores interesados. Cuando el tiempo del director de Proyecto sea limitado y debe de ser usado tan eficientemente como sea posible, estos actores interesados deben ser clasificados de acuerdo con su interés, influencias, y su participación en el Proyecto. Esto permite que al director de Proyecto se concentre en las relaciones estrictamente necesarias para asegurar el éxito del Proyecto.
Entradas
- Acta de Constitución del Proyecto. Contiene información acerca de los stakeholders principales del proyecto. Patrocinadores, clientes, miembros del equipo, grupos y departamentos que participan en el proyecto.
- Documentos de Adquisición. Las partes pertenecientes al documento son interesados clave en el Proyecto.
- Factores Ambientales de la Empresa. Por ejemplo, la cultura y estructura de la Organización o las normas gubernamentales o industriales.
- Activos de los Procesos de la Organización. Como pueden ser, plantillas de registro de interesados, lecciones aprendidas o registro de interesados de proyectos anteriores.
Herramientas y técnicas
- Juicio de Expertos. Para asegurar una identificación exhaustiva de stakeholders deben buscarse grupos o personas individuales expertos con criterio y pericia, entrenamiento especializado o conocimientos sobre el área en cuestión.
- Reuniones. Del equipo de proyecto.
- Análisis de los Interesados. Consiste en recopilar y analizar de manera sistemática las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar los intereses, expectativas e influencias de los interesados y relacionarlo con la finalidad del proyecto. Generalmente sigue estos pasos:
Salidas
- Registro de Interesados. Resultado principal del proceso. Debe contener todos los detalles relacionados con los actores interesados. Como por ejemplo, información de identificación, nombre, puesto, ubicación, papel en el proyecto o información de contacto
Información de valoración: principales requisitos muy importantes, grandes expectativas, influencia potencial en el Proyecto, fase del ciclo de vida con más interés.
Clasificación del actor: interno/externo, partidario / neutral / resistente / opositor, etc.