7.4. Controlar los Costos del Proyecto
El proceso de controlar los costos se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto del proyecto, y controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste. El control de costes del proyecto incluye:
• Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de coste.
• Asegurarse de que las solicitudes de cambio de coste sean aprobadas.
• Gestionar los cambios de costes a medida de que se produzcan.
• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan las restricciones de la financiación autorizadas para el proyecto, tanto total como por periodos.
• Realizar el seguimiento del desempeño de costes para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de coste.
• Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la línea base de coste.
• Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de los recursos.
• Informar los cambios aprobados a los actores interesados pertinentes.
• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.
ENTRADAS
- Plan para la Dirección del Proyecto. La línea base del desempeño de costos, la cual se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, una acción preventiva o correctiva. Por otro lado, el plan de gestión de costos, que describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto
- Datos sobre el Desempeño del trabajo. Recopilados durante el proceso 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto, a partir de ellos se genera información sobre el desempeño del coste de los trabajos.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
- Gestión del valor ganado (EV). Método utilizado para la medición del desempeño, el cual integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma. Este método se describe y explica con más detalle en la entrada: Gestión del Valor Ganado
- Pronósticos o Proyecciones de Costo. Según avanza el proyecto, se realiza una proyección de la estimación a la conclusión (EAC). En caso de que difiera del presupuesto hasta la conclusión (BAC) y éste ya no es viable, se debe proyectar una EAC. Reestimación o predicción de condiciones y eventos futuros.
- Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI). Estimación sobre cuánto se deben de ajustar los gastos para cumplir con el presupuesto del proyecto aprobado.
- Revisiones de Desempeño. Comparara el desempeño real del trabajo del proyecto con la línea base del cronograma y a línea base de costos.
- Análisis de reserva. Supervisa y controla las reservas o asignaciones económicas para contingencias. En función de la identificación de nuevos riesgos, de la revaloración de los ya identificados, de los costes incurridos en los planes de contingencia activados hay que ajustar la reserva de contingencia.
- Software de gestión de Proyectos
SALIDAS
- Información sobre del Desempeño del Trabajo. Valores calculados del CV, SV, CPI y SPI.
- Proyecciones del Presupuesto. Valores de una EAC calculada o de una EAC ascendente.
- Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
- Solicitudes de Cambio. El análisis del rendimiento del proyecto puede generar una solicitud de cambio de algún aspecto económico del proyecto.
- Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
- Línea base del desempeño de costos
- Plan de gestión de costos
- Actualizaciones a los Documentos del Proyecto