Gestión de los Interesados del Proyecto
Los actores interesados del proyecto o stakeholders son personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, la organización ejecutante y el público que está activamente involucrado en el proyecto. También aquellos cuyos intereses pueden ser afectados, positiva o negativamente por la ejecución o la terminación del proyecto. Por otro lado, los que pueden ejercer influencias sobre el proyecto y sus entregables. Los interesados del proyecto podrían estar a niveles diferentes dentro de la organización y pueden poseer niveles de autoridad diferentes. Además, poder ser externos al proyecto incluso de fuera de la organización ejecutante.
La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los Interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.
- Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión.
- Los interesados tienen niveles de responsabilidad y autoridad variable al participar en un proyecto. Estos niveles de responsabilidad pueden ir desde el promotor y patrocinador del proyecto hasta el operario que participa en la ejecución del mismo, pasando por todos los técnicos y mandos intermedios.
- Los directores de proyectos que ignoren a los interesados pueden esperar un impacto perjudicial en los resultados del proyecto.
- No identificar a un interesado clave puede causar problemas significativos aun proyecto. Por lo tanto, una de las primeras tareas del director de proyectos será identificar a todos los interesados del proyecto que puedan influir de una manera positiva o negativa en el proyecto.
Ejemplos de Interesados
- Director del Proyecto. Persona responsable de dirigir el Proyecto.
- Cliente/usuario. En el caso de viviendas o locales sería el usuario final que adquiere su vivienda, local comercial o plaza de garaje. En el caso de un hotel por ejemplo tendríamos como cliente a la entidad o corporación que adquiere el Proyecto y como usuarios a los huéspedes o personas que vayan a utilizar las instalaciones del hotel.
- Organización ejecutante. En este caso sería la empresa constructora, cuyos empleados participan de manera más directamente en la consecución del proyecto.
- Miembros del equipo del Proyecto. Sería el grupo personas (por ejemplo, arquitectos, ingenieros, técnicos en edificación, delineantes, secretaria, departamento jurídico, contable, etc.), que realizan el trabajo de elaboración del Proyecto.
- Equipo de dirección del Proyecto. Miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del mismo.
- Patrocinador o promotor. Persona o corporación que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el Proyecto.
- Influyentes. Personas o grupos de personas que no estando directamente relacionadas con la adquisición o el uso del Proyecto. Pero que ejercen una influencia positiva o negativa sobre el curso del mismo. Por ejemplo, influencia política, asociaciones de vecinos, grupos ecologistas, etc.
- Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). La PMO puede ser un interesado del proyecto si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado de éste.
Procesos de la Gestión de los Interesados del Proyecto
- 13.1. Identificar a los Interesados. Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el Proyecto. Y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del mismo. Deben ser clasificados según su interés, influencia y participación en el Proyecto.
- 13.2. Planificar la Gestión de los Interesados. Desarrollar estrategias de gestión adecuadas para hacer participar de manera efectiva a los Interesados. Durante todo el ciclo de vida del Proyecto. Basándose en el análisis de sus necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del Proyecto.
- 13.3. Gestionar la Participación de los Interesados. Comunicarse y trabajar en conjunto con los Interesados. Para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas a medida que se presentan.
- 13.4. Controlar la Participación de los Interesados. Observar de manera global a los Interesados en el Proyecto. Además de las estrategias de gestión, las relaciones y el plan de participación de los interesados. Durante este proceso se lleva a cabo un monitoreo de los impactos en los interesados en el proyecto y viceversa. Por otra parte, se mejora o corrige la estrategia de gestión de los interesados en el proyecto.
GLADYS GBEGNEDJI CASTAÑO
Project Manager PMP®
